Klare Regeln für KI-Richtlinien im Unternehmen entwickeln

Unternehmen nutzen heute bereits zahlreiche KI-Tools – oft unbewusst und ohne klare Regeln. Dadurch entstehen Risiken in Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance, die leicht vermeidbar wären. Eine KI-Richtlinie sorgt für Orientierung und legt fest, wie KI im Unternehmen eingesetzt werden darf.
Wir begleiten Firmen dabei, diese Richtlinien strukturiert und praxisnah aufzubauen

Bevor Regeln definiert werden, muss klar sein, welche KI-Anwendungen bereits genutzt werden. Viele Organisationen stellen erst in Workshops fest, dass Mitarbeitende längst Tools verwenden, die nie offiziell freigegeben wurden. Genau hier setzen wir an: Wir schaffen Transparenz über die tatsächliche Nutzung.

Wir prüfen insbesondere:

• Welche KI-Tools im Einsatz sind (z. B. Copilot, ChatGPT, Fireflies, Transkription usw.)

• Ob personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet werden

• Welche „inoffiziellen“ Workflows existieren („Shadow-AI“)

• Welche Systeme bereits KI-Funktionalitäten integriert haben (z. B. M365)

Die Nutzung von KI bringt spezifische Risiken mit sich, die nicht immer offensichtlich sind. Daten können in externe Systeme gelangen, Modelle können falsche Ergebnisse liefern, oder Compliance-Pflichten werden unbeabsichtigt verletzt. Durch eine strukturierte Analyse bewerten wir, welche Formen der KI-Nutzung verantwortbar sind.

Dabei betrachten wir unter anderem:

• Datenarten, Informationsklassen und betroffene Systeme

• Regulatorische Anforderungen (z. B. DSGVO, Vertragsvorgaben, Geheimhaltung)

• Risiken wie Fehlklassifikationen, Halluzinationen oder Datenabfluss

• Sicherheit, Zugriffskontrollen und technische Schutzmaßnahmen

Auf Basis der Analyse entsteht eine Richtlinie, die nicht nur formal korrekt, sondern operativ nutzbar ist. Sie beschreibt klar, was erlaubt, was eingeschränkt und was verboten ist. Ziel ist ein Dokument, das Mitarbeitende im Alltag wirklich anwenden können – ohne Komplexität, aber mit klaren Regeln.

Typische Inhalte der Richtlinie:

• Grundsätze und Ziele des KI-Einsatzes

• Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege

• Freigegebene vs. ausgeschlossene Anwendungsfälle

• Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Informationen

• Vorgaben für Prompting und Ergebnisdokumentation

• Anforderungen für Eigenentwicklung oder Modelltraining

4. Anpassung auf die Unternehmenspraxis

Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen, Systeme und Arbeitsweisen. Eine KI-Richtlinie ist nur dann wirksam, wenn sie diese Realität widerspiegelt. Darum passen wir die Inhalte an bestehende Prozesse, Rollen und technologische Gegebenheiten an.

Wir berücksichtigen dabei:

• Branchenanforderungen (Finance, IT, Industrie, B2C usw.)

• Rollenverteilung (IT, Datenschutz, ISB, Management)

• Technischen Reifegrad, ISMS, DSMS

• Bereits eingesetzte Tools, Workflows und Sicherheitsmechanismen

5. Einbettung in Prozesse & Schulung

Eine Richtlinie entfaltet erst dann Wirkung, wenn sie in die Organisation integriert wird. Mitarbeitende müssen wissen, wie sie KI korrekt nutzen und wann sie Rücksprache halten müssen. Führungskräfte benötigen klare Vorgaben, um Entscheidungen zu treffen und Risiken zu steuern.

Wir unterstützen bei:

• Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte

• Integration in Onboarding- und Freigabeprozesse

• Entwicklung eines KI-Tool-Freigabeprozesses

• Erstellung praxisnaher Checklisten und Hilfsmaterialien

Warum wir das tun können

Auch wenn der Begriff „KI-Richtlinie“ neu wirkt, beruhen die wesentlichen Inhalte auf Datenschutz, Informationssicherheit und organisatorischen Vorgaben – unseren Kernkompetenzen. Dadurch können wir Unternehmen eine saubere, rechtlich belastbare und gleichzeitig praxistaugliche Lösung anbieten.

Unsere Basis:

• Datenschutz-Expertise und DSMS

• ISMS-Erfahrung und technische Sicherheitsbewertung

• Prozessberatung & Governance-Strukturen

• Kombination aus juristischem, organisatorischem und technischem Know-how
  
  

Wir entwickeln KI-Richtlinien, die zu Ihren Prozessen und Tools passen – pragmatisch, verständlich und anschlussfähig. Wenn Sie einen ersten Überblick oder eine konkrete Umsetzung möchten, melden Sie sich jederzeit bei uns - Ihren Datenschutz- und Informationssicherheits-Experten. 

---

Rechtlicher Hinweis & Haftungsausschluss

Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung. Die konkrete Umsetzung im Unternehmen muss immer anhand der tatsächlichen Gegebenheiten bewertet werden.