Wie wir beim Aufbau einer unternehmensspezifischen KI-Policy vorgehen

Spezifische KI-Richtlinien entwickeln

Unternehmen setzen KI oft früher ein, als sie darüber sprechen: in Copilot, M365, Meeting-Transkripten oder bei Recherchen. Für die Organisation entsteht dadurch ein Bedarf an klaren Regeln: Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten dürfen verwendet werden? Welche Risiken müssen berücksichtigt werden?
Unsere Vorgehensweise schafft schnell Orientierung und führt strukturiert zu einer praxistauglichen KI-Richtlinie.

1. Klärung des Ausgangspunkts

Wir starten mit einer kurzen Bestandsaufnahme, um die tatsächliche Nutzung von KI im Unternehmen sichtbar zu machen. Das verhindert, dass die Richtlinie an der Realität vorbeigeht und legt die Grundlage für sinnvolle Entscheidungen.

Dazu betrachten wir:

Welche KI-Funktionen aktiv genutzt werden
Ob personenbezogene, vertrauliche oder geschäftskritische Daten betroffen sind
Welche Tools im Unternehmen bereits integriert sind
Ob Mitarbeitende KI „inoffiziell“ einsetzen

2. Bewertung der Risiken

Im zweiten Schritt wird die Nutzung auf rechtliche, organisatorische und technische Risiken geprüft. Ziel ist nicht, KI zu verhindern, sondern eine klare Abgrenzung zwischen vertretbaren und kritischen Anwendungsfällen zu schaffen.

Wir prüfen insbesondere:

Datenschutzanforderungen (DSGVO, Geschäftsgeheimnisse)
Risiken durch falsche Ergebnisse, Fehlklassifikationen oder Halluzinationen
Technische Schutzmaßnahmen und Schnittstellen
Auswirkungen auf bestehende Prozesse und Verantwortung

3. Struktur der KI-Richtlinie erstellen

Auf dieser Basis entwickeln wir den Rahmen der Richtlinie. Die Inhalte richten sich an Mitarbeitende, Führungskräfte und Verantwortliche in IT, Datenschutz und Informationssicherheit.

Die Richtlinie enthält typischerweise:

Ziele und Grundsätze der KI-Nutzung
Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner
Zulässige Anwendungsfälle und Ausschlussbereiche
Regeln für Datenverarbeitung, Prompting und Ergebniskontrolle
Anforderungen für neue Tools (Freigabeprozess)

4. Anpassung an das Unternehmen

Eine KI-Richtlinie ist nur dann wirksam, wenn sie in die Strukturen des Unternehmens passt. Darum wird sie nicht generisch geschrieben, sondern exakt auf vorhandene Prozesse und Systeme abgestimmt.

Wir berücksichtigen dabei:

Branche und regulatorisches Umfeld
Reifegrad in Datenschutz, ISMS und Compliance
Vorhandene Arbeitsweisen und organisatorische Rollen
Technische Rahmenbedingungen und eingesetzte Tools

5. Integration in Prozesse und Schulungen

Damit die Richtlinie nicht nur ein Dokument bleibt, integrieren wir sie in die Arbeitsabläufe. Mitarbeitende müssen wissen, wann sie KI nutzen dürfen und wann eine Rücksprache notwendig ist.

Wir unterstützen mit:

Mitarbeitenden- und Führungskräfteschulungen
Integration in Onboarding-Prozesse
Checklisten und Anwendungsbeispiele für den Arbeitsalltag
Freigabeprozessen für neue KI-Tools

Ergebnis

Das Unternehmen erhält eine konkrete, verständliche und praxistaugliche KI-Richtlinie, die Verantwortung klärt, Risiken minimiert und den Einsatz von KI professionalisiert. Sie ergänzt die bestehenden Strukturen aus Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance – ohne neue Hürden zu schaffen.